採用アウトソーシング(RPO)の具体的なサービス内容
採用業務は、個々の会社のことをよく知らなくとも行うことができるノンコア業務と、会社への深い理解が必要となるコア業務にわかれます。
ノンコア業務をアウトソーシングしたい場合は、RPOを行う事業者であれば依頼することができますが、コア業務を依頼したい場合は注意が必要です。コア業務は、採用活動の根幹にも関わることがあり、高度な知見が求められます。
そのため、採用コンサルティング企業のような採用活動へのたしかなノウハウを持った企業に依頼するのがおすすめです。
実際に、コア業務をRPOに依頼する場合は、ただ採用の工数を削減したいというよりも、ノウハウを得たり採用活動を改善したりといった採用コンサルティング的な文脈を目的として依頼する企業が多いです。
ノンコア業務
まず、RPOを利用する多くの企業が依頼するノンコア業務から紹介します。
応募者管理・日程調整
もっともアウトソーシングしやすい業務が、応募者管理や日程調整です。深い知見やノウハウ・自社理解が必要な業務ではないため、細かくすり合わせをすることもなく依頼することができます。
応募者やエージェントへの選考結果の連絡や次回選考の日程調整、ATSでの応募者管理などを代行してもらいます。
応募者が多い企業の場合は、この業務に多くの時間を取られていることが多いため、応募が多い企業ほど応募者管理をアウトソーシングするインパクトは大きいです。工数の大幅な削減が期待できるでしょう。
求人票の作成・求人媒体運用
要件やアピールポイントを伝えることで、求人票の作成や求人媒体の運用も依頼することができます。求人票の更新や求人媒体の運用も、思いのほか工数を圧迫しています。
修正があるとしても、いちから自分で作るよりも大幅に工数を削減することができます。また、ある程度やり取りをすれば修正も減ってくると思われるので、依頼して月日が流れるごとにますますRPOの恩恵を受けることができます。
スカウト業務
スカウト業務は大きく分けると、スカウトターゲットの選定と実際のスカウト送信のふたつにわかれます。
レコメンド機能があるダイレクトリクルーティングサービスもありますが、それだけでターゲット選定が完結することは少ないです。さらに、スカウト文をカスタマイズしている企業も多く、スカウトは人事の業務の多くの範囲を占めています。
最初にRPO先にターゲットをピックアップしてもらい、その候補者をチェックするかたちにしたり、送信まで一括で任せてしまったりと、RPOへの任せ方はさまざまです。まずはターゲット選定からはじめて段階的に任せていくというのもいいでしょう。
自社に合ったかたちで業務を任せていきましょう。
エージェントコントロール
エージェントコントロールとは、エージェントとの取引をよりよいものにするために行うものです。具体的には、選考結果の細かいフィードバックや自社の採用状況の共有、エージェント向け説明会の実施などを指します。
応募者管理と同じく、多くのエージェントを利用している企業ほどエージェントコントロールの分量も、RPOに任せることで減らせる工数も大きくなっていきます。そのため、エージェントを数多く利用している企業の場合は、積極的にエージェントコントロールをアウトソーシングしていくことがおすすめです。
コア業務
採用コンサルティング企業にアウトソーシングすれば、下記のようなコア業務も依頼することができます。ノウハウが足りていない企業さまや採用活動を全体的に改善したい企業さまにおすすめです。また、コア業務を依頼する際は丸投げしてしまうのではなく、人事担当自身も積極的に関わっていくのがよいでしょう。
採用戦略設計
採用を抜本的に改革したい場合は、採用戦略設計を依頼することもできます。採用活動の基盤となる採用戦略を立て直すことで、これまでうまくいってなかった採用活動が改善される可能性が高いです。
現在の採用活動に課題を感じている場合は、RPOの力を頼りながら採用戦略を立て直してみるのも一手です。
選考フロー・選考基準設計
選考フローや選考基準の設計は、採用活動の成功や失敗に大きくかかわってきます。一方で、自社のフローや基準が適切なのかを自社だけで判断するのは難しいこともあります。
また、選考基準の設計には自社が求める人物要件の詳細な言語化が必要になります。言語化をする際、RPO担当者のような外部の人に話をすることで整理されやすくなるというメリットもあります。
設計したものへのアドバイスだけを求めるのか、設計段階から深くかかわってもらうのかは企業次第です。現時点でどこまでの助けが必要かを見極めて依頼しましょう。
面接・カジュアル面談の代行
自社の要件や採用コンセプトを深く理解しているRPO担当者であれば、面接や面談の代行も依頼することができます。
ただ代行してもらうだけでなく、RPO担当者が行う面談に新入社員を同席させてもらえば、研修やノウハウ吸収の場ともなります。
採用アウトソーシング(RPO)のメリット
工数を削減してやるべきことに集中できる
RPOを利用するメリットとして、最も大きいのがこちらです。
採用業務を外部にアウトソーシングすることで、工数や人事担当の負担を大幅に減らし、本来行うべき業務に取り組むことができるようになります。
スカウト業務や日程調整などに追われていると、選考フローの改善や選考内容のブラッシュアップといった大がかりな業務に取り組むのがどうしても遅れてしまいます。特にこうした業務はじっくり考えることが必要になるため、時間だけでなく心の余裕も必要になってきます。
RPOを導入することで、時間や工数に余裕が生まれ、ひいては心にも余裕が生まれてきます。そのため、選考フローのブラッシュアップの検討のような緊急性は高くないものの、重要な業務に取り組むリソースを確保することに繋がっていくのです。
自社にないノウハウを得られる
RPO事業者は、自社だけから採用をアウトソーシングされているわけではありません。自社とは業界や規模が異なる企業も含めて数々の企業の採用にかかわっており、だからこそ得られるたくさんのノウハウを持っています。
特に、採用コンサルティング企業の場合は質の高い知見を持っていることが多いです。
RPOの担当者とのやり取りを通じて、こうした採用のノウハウを吸収し、自社の採用力を向上できるのもRPOを利用する大きなメリットのひとつです。
自社のRPOを行う上での施策や行動の背景について積極的にRPO担当者に質問をしたり、他社事例などを聞いてみたりするのがおすすめです。
CXを改善できる
採用担当が日々の業務に圧迫されていると、候補者への対応が丁寧でなくなってしまったり、選考結果や日程調整の連絡が遅くなってしまったりといったことが起きてしまい、CXの悪化に繋がっていることがあります。これでは、選考の辞退率も上がってしまい、ますます採用担当が疲弊してしまうという悪循環になりかねません。
こうした場合には、応募者対応や日程調整をアウトソーシングすることで、CXの向上に繋げられます。RPO担当者が迅速に対応してくれCXが向上するのはもちろんですが、RPOの導入によりできた時間で、さらにCXを高めるための新しい施策を考案することもできます。
このように、さまざまな角度からCXの向上に効果が見込めるのもRPO導入のメリットのひとつです。CXが向上することで内定承諾率も向上し、採用力の強い企業に近付くことができるでしょう。
採用アウトソーシング(RPO)のデメリット
認識のすり合わせに時間がかかる
採用をアウトソーシングする際は、最初はどうしても認識のすり合わせが必要になってきます。経験豊富なRPO担当者であれば、理解度が高く1伝えれば10理解してもらえるといったことがあるかもしれませんが、それでも1は伝えることは必要です。
また、理解していると思っていたという思い込みも危険です。こうした思い込みがもとで、例えば本当は合格のはずの候補者が不合格になっていたり、スカウト対象となる人材がターゲットから漏れていたりといった機会損失が起こってしまいます。
大丈夫かなと少しでも思ったことは必ず確認するようにしましょう。アウトソーシング先の担当者との間に、「お互いに小さなことでも疑問があれば必ず確認し合いましょう」といった約束事を最初に決めておくと、認識の齟齬は起きづらくなるのでおすすめです。
最初はすり合わせが多く面倒に感じることもあるかもしれませんが、この段階できちんとすり合わせをしておけたかどうかが、採用アウトソーシングがうまくいくかどうかの分かれ道となります。導入時はきちんとすり合わせを行い、徐々に業務を任せていくというつもりで導入するのがよいでしょう。
社内にノウハウが蓄積されない
社内のノウハウが乏しい状態でRPOにすべてを任せてしまうと、いつまで経っても自社に採用ノウハウが蓄積されないという事態を招いてしまいます。また、すでにノウハウがある企業であっても、長年RPOだけに頼っていると最新の採用事情にはまったくついていけていないということも。
特にコア業務を依頼する場合は注意が必要です。すべてを丸投げにしてしまわず、自社のアドバイザー的な立ち位置でRPOに入ってもらったり、RPOの担当者に積極的に質問するなどの能動的なアクションを取ったりすることで、自社にも採用のノウハウを蓄積できるかたちで採用アウトソーシングを使っていきましょう。
候補者との関係が希薄になるリスクがある
採用アウトソーシングを利用すれば、候補者対応をすべて自社だけでやっている場合に比べると、もちろん候補者との接点は減少します。
そのため、候補者と人事との関係性がこれまでよりも希薄になってしまうことがあります。本人の人柄を人事側で掴みづらく、入社後の関係構築に影響してしまう可能性も。
候補者との関係をこれまでと変わらない深さとするには、RPOの担当者との連携を緊密にしたり、少なくなった接点を密度濃くするための施策を検討したりと、工夫が必要になってきます。
自社に合う企業の見つけるための準備
採用を成功へと近付けるためには、たくさんいるRPO事業者から自社に合う事業者を的確に選択する必要があります。ここからは、アウトソーシング先選定の方法について紹介します。
RPOに任せたい内容を洗い出す
まずしておきたいのが、RPOに任せる業務の洗い出しです。
例えば、コア業務もまかせたいのであれば採用コンサルティングが適しているといったように、任せたい業務によって選ぶべき企業も決まってきます。
具体的には、下記3つの観点から業務を洗い出していくのがおすすめです。
- どの業務をどの程度アウトソーシングしたいのか（例：候補者対応すべて／スカウトのターゲット選定、送信は自社でやるなど）
- どのくらい工数が足りないのか（例：〇時間分／社員〇人分など）
- どの程度ノウハウや知見を求めるのか（例：自社の知見が浅いのでノウハウを吸収したい／知見はあるのでとりあえず手を動かしてくれる人がほしいなど）
自社が重視している内容の把握
アウトソーシングしたい内容が洗い出せたら、次は自社の求めるものを決めていきます。
上記で洗い出した業務のうち、どれにもっとも重点を置くのかといったことはもちろん、さまざまな角度から会社を選ぶための軸を決めていきます。
例えばコスト面でいうと、金額を問わずとにかく質を重視するのか、金額に対してどのくらいの業務をやってくれるかといった量、いわゆるコストパフォーマンスを重視するのか、それとも単純にミニマムの金額が安いのを重視するのかといったことです。
コストのほかにも、担当者との相性やその会社の実績などが挙げられます。このようなさまざまな要素のなかから、自社が求めることは何なのか、すべて洗い出した上で優先順位を決定しておくと会社選定がスムーズになります。
RPO先に求めることを言語化
ここまで洗い出した内容をもとに、RPO先に求めることを言語化していきます。ここでおすすめなのが、Best・Better・Nomalの表で整理することです。
こうした表を用意しておくことで、PRO事業者を選ぶ軸がクリアになり、判断基準をブラすことなく的確な企業選びができるようになります。
下の表を参考に、最低条件をNormalに、できるだけ満たしてほしい条件をBetterに、これを満たしてくれれば完璧だと思える条件をBestに設定していきましょう。
自社に合う企業の見つけ方4選
自社の重視している部分に対して強みがあるかどうかヒアリングする
ひとくちにRPO事業者といっても、スカウト送信が得意であったり求人媒体運用に長けていたり、コンサルティング要素が強かったりと、企業によって強みはさまざまです。準備として整理した自社が重視している内容に対して、検討しているRPO事業者が強みを持っているかどうかはヒアリングしておく必要があります。
サイトなどに強みがあると書いていることもありますが、だからといって具体的なヒアリングをしないのは、いざ導入してみたら思っていたのと違っていたという結果を招く危険性があります。
RPO導入を成功させるためには、サイトに書いてあるから強いのだろうと鵜呑みにせず、きちんと営業担当者に確認しておくことが必要です。
また、金額やコストパフォーマンスの部分もしっかり確認しておくのがベターです。コスト面は後にトラブルにもなりやすい事柄です。金額に対して量を担保してくれるか、金額に見合った質で業務を行ってくれるのか、質×量のふたつの観点で確認しておきましょう。
採用したい職種に対しての標準化されたナレッジ保有者(採用担当者)がいて壁打ちできるか
RPO事業を行う企業には、相談に乗ってもらったり壁打ち相手になってもらうことが難しい企業もあります。採用コンサルティング企業ではない標準的なRPO企業の場合、会社によっては、採用のノウハウを聞くことができない場合も。また、RPO担当者は採用への深い知見があったとしても、営業担当は採用への知見に乏しいことも珍しくありません。
実際に業務を行ってくれるRPO担当者やアウトソーシング先の社内には採用のナレッジをどの程度持っているのか、都度採用活動の相談に乗ってもらえるのかは事前に確認しておきましょう。
ここで注意が必要なのが、採用の相談に乗ってもらうことはできるものの、RPOのプランには採用に関する相談やアドバイスが入っていないことがある点です。こうした企業の場合、アドバイスを受けることはできますが、そのためには別途料金が発生することとなります。
認識の齟齬によりもしトラブルとなれば、RPOの利用が中断されるかもしれませんし、中断されなくとも関係性にしこりを残すこととなり、RPOとの関係性の悪化により採用活動にも支障がでてきてしまう可能性もあります。RPO事業者と円満な関係性を築き、採用活動を成功させるためにも、採用の相談ができるのかだけでなく、その場合の料金についても確認しておく必要がありそうです。
実行者とフロントに立つ人が同一か
スカウト送信や媒体運用といった実際の採用業務を行う人と、自社とのやり取りにおいてフロントに立つ人が同じであるかどうかは重要な確認ポイントです。
伝言ゲームを思い出してください。伝言ゲームで遊んだとき、最初の人が伝えたこととまったく違う答えになってしまったという経験のある方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
実行者と日々やり取りをする人が別の人物の場合、かかわる人数はゲームに比べて少ないもののこの伝言ゲームのようになってしまうことがあります。伝えたかったことがうまく伝わらず、思うような採用活動ができなくなってしまう恐れがあるのです。採用活動では細かいニュアンスが重要になることも多く、意思疎通がうまくいかないと採用活動に支障をきたしかねません。
さらに、実行者との意思疎通だけでなく、候補者とのコミュニケーションも難しくなります。多くの人を介することで、候補者の細かいインサイトが取りこぼされてしまいます。一つひとつは細かいことでも、入社の意思決定の上でキーポイントとなるかもしれません。
また、意思疎通以外にも、実行者とフロントが同一ではないことによる問題点があります。それは、PDCAが回しづらくなること。
実行者とコミュニケーションが取れないと、進捗共有や課題の特定にもタイムラグが発生してしまいます。そのため、スピード感を持ってPDCAを回していくことが難しく、的確な施策も打ちづらくなります。
こういったさまざまな理由から、採用業務の実行者とフロントは同一であることが望ましいです。必ず確認しておきましょう。
支援実績
できるだけ自社と同じ業界・業態や規模の企業での実績がある企業を選ぶのがおすすめです。
同じ採用でも、業界や規模によって取るべき施策や必要なノウハウも変わってきます。そのため、できるだけ自社に近い企業での実績を持つ企業に依頼した方が、採用活動が成功しやすい傾向にあります。
実績はサイト上で公開されていることの方が多いですが、もし公開されていない企業であっても尋ねれば教えてもらえることがほとんどです。実績がない企業の場合でも、必ずしもうまくいかないわけではありませんが、実績のある企業の方が成功可能性は圧倒的に高いです。
限りあるコストを有効に活用するためにも、必ず支援実績を確認してから依頼しましょう。
おすすめ企業5選
ネオキャリア社
人材・採用の領域を中心に、HR Tech、人材紹介からアウトソーシングまで幅広いサービスを展開するネオキャリア社。
業界の老舗であることを活かして、求人媒体やエージェントの選定、候補者対応などのノンコア業務を中心にRPO事業を行っています。場合によっては面接代行やスカウト配信の代行といった業務を依頼することも可能。
ミニマムの金額が月10万円であることや、海外拠点のある強みを活かした夜間や土日の対応などが強みの採用アウトソーシングサービスです。小さいコストでまずスタートさせてみたい企業さまや、夜間や土日の対応を強化したい企業さまにおすすめのサービスとなっています。
また、すでにネオキャリアの何かしらのサービスを利用している場合も、導入時の工数が少なくなったり導入後もスムーズに情報共有できたりすることが予測できるため、おすすめかもしれません。
コーナー社
「人事を変え、組織を変え、世界を変える」とのパーパスと「人事の力で企業に加速力を パラレルワーカーに成長の機会を」というミッションを掲げるコーナー社では、フリーランス人事や、現在人事担当として働く人とのマッチングサービスを提供しています。
コーナー社自体はRPOのサービスを提供している企業ではありません。しかし、コーナー社のサービスを利用することで、経験豊富なパラレルワーカーたちに、採用業務をアウトソーシングすることができます。また、依頼先によっては採用以外の制度設計や労務などの業務を依頼することも可能です。
パラレルワーカーへのスカウトが必要になったりと、企業に依頼するのに比べて最初の工数がかかる可能性もありますが、よりマッチ度の高い人に依頼ができるというメリットもあります。
採用以外にも依頼したい業務があったり、自社とRPO担当者との相性を特に重視したいという想いがあったりする企業さまにおすすめです。
マンパワーグループ社
世界最大級の総合人材会社として、各地に拠点を持つマンパワーグループ社。
人材派遣や人材紹介をはじめ、RPO事業、組織コンサルティングなどHR領域において多種多様なサービスを展開しています。
マンパワーグループ社のRPOは、求人媒体の選定から入社手続きまで、面接を含めたすべてを依頼できるフルパッケージ型と、一部の業務だけを依頼できる選択型のふたつにわかれています。
また、自社内に常駐してもらえるオンサイト型と非常駐でオペレーションセンターを中心にRPOを実行するオフサイト型、どちらの利点も享受できるよう使い分けるハイブリッド型など、柔軟に体制を構築してもらえるのが魅力です。
柔軟な体制変更が必要な企業さま、採用をすべてアウトソーシングしたい企業さま、自社に常駐して密接に採用にかかわってもらいたい企業さまにおすすめのサービスといえます。
VOLLECT社
エンジニア採用のためのナレッジ学習サービスなど、採用成功のためのサービスを提供するVOLLECT社では、PRO SCOUTというダイレクトリクルーティングに特化したRPO事業を行っています。
中途・新卒ともに対応しており、実際の配信だけでなく、スカウト戦略の策定からカジュアル面談のコーチングまで、ダイレクトリクルーティングに関わるすべての工程を依頼することができます。
ダイレクトリクルーティングの導入がはじめてであったり、依頼したいのがダイレクトリクルーティングのみの企業さまや、カジュアル面談の質を上げたいというお悩みを持つ企業さまにおすすめです。
HeaR社
HeaRでは、独自のHeaRメソッドを熟知した採用のプロがRPOを担当しています。
多くのRPO事業者では、人事未経験の派遣やパートの方がRPOの実務を行っているケースがあります。一方、HeaRでは、採用コンサルタントのほか、現役の人事担当者や人事フリーランスの方がRPO業務を行っています。もちろん、こういった業務委託の方も事前研修によりHeaRメソッドは習得済み。
さらにRPOの実行者が直接人事担当者さまとやり取りをすることで、細かいニュアンスの共有による的確な採用施策の実行、スピード感のあるPDCAサイクルを実現し、採用を成功へと導いています。
採用施策に関する壁打ちやご相談などにも、豊富なノウハウを持った担当者が対応させていただくので、ノウハウ吸収や採用力向上の一助としてもご活用いただけるサービスです。
これまでに、100社以上のHeaRメソッドによる採用コンサルティングの実績もあり、安心して貴社の大切な採用業務を任せていただけます。
採用アウトソースならHeaR
今回は採用アウトソーシング（RPO）について紹介してきました。
RPOには、人事担当の工数を削減できたりCXの改善に繋がったりするというメリットがあります。また、場合によっては上流工程から依頼して採用活動の抜本的な改善に繋げることも可能です。
ただ、RPO事業を行う事業者は数多く存在するため、依頼する際には自社に合った企業を見極める必要があります。自社の重視する部分に強い企業なのか、実績はあるのかといった部分はきちんと確認した上で依頼するのがおすすめです。
HeaRでは、100社以上の採用コンサルティングノウハウを活かして、採用アウトソーシングのご依頼も承っています。候補者対応や媒体の運用といったノンコア業務から、戦略設計や選考フロー改善といったコア業務までお手伝いが可能です。
「採用の工数やノウハウが足りておらず、外部の力を借りたい」とお考えの採用担当者さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください。
