BPOとアウトソーシングの違い
ここまで読んで、普通のアウトソーシングと同じじゃないの？どこが違うんだろう？と疑問に思われた方もいるのではないでしょうか。
アウトソーシングとは、会社の運営や業務の遂行に必要であるものの、何らかの理由で社内で行うことが難しいものや、社外に依頼した方が社内で行うよりもよりよい結果を生むであろう業務を、外部に切り出すことです。
この意味から考えると、一般的なアウトソーシングとBPOは、どちらも業務を外部に委託するという点においては同じとなります。しかし、BPOの場合はただ作業を依頼するだけではなく、業務の企画や設計、業務の分析といった内容も含まれています。そのため、よくアウトソーシングを利用する理由として挙げられるように、ただ人手が足りないからという理由で外部のリソースを使うといった性格のものではありません。リソースを埋めるためではなく、業務の質を上げたり効率を上げたりといった業務改善のために導入するのがBPOなのです。
つまり、BPOはアウトソーシングの一種であり、アウトソーシングのなかでも効率UPや業務の質や生産性を高めたりといった業務改善のために外部に業務を依頼することを指すといえます。
採用BPOとは？
BPOを利用する際、営業のような直接利益を生む業務が対象となることはあまりありません。対象となるのは、経理や総務のようなバックオフィスや、受付、コールセンターであることが多いです。
ただ、昨今BPOの対象は徐々に拡大しており、マーケティングやIT領域の業務を委託する企業も増えてきています。今回の記事で取り上げる採用も最近BPOを活用する企業が増加している分野のひとつです。
採用に特化したBPOの場合は、RPO（Recruiting Process Outsourcing）や採用代行とも呼ばれています。
近年、採用難易度が上昇し、それに伴って採用手法も多様化の一途を辿っています。ダイレクトリクルーティング、採用広報、求人媒体の運用などタスクが多岐にわたるため、目の前のタスクに追われてしまい、抜本的な採用の改善や戦略の練り直しを行うことが難しい状況にある企業も多くあります。
こうしたなかで、BPOを活用することで採用活動全体の見直しや工数の軽減を図り、採用活動をより成功に近づけようとする企業が増えてきているのです。
ここからは、採用BPOのサービス内容やメリットとデメリット、企業選定のコツなどを解説していきます。
採用BPOの具体的なサービス内容
採用BPOで依頼できる業務は、専門性や企業理解が浅くとも取り組みやすいノンコア業務と、採用への知見や依頼元の企業に対する理解が求められるコア業務のふたつに分かれます。
ノンコア業務を依頼したい場合は、採用BPO事業を行っている企業であれば問題なく依頼することができます。しかし、コア業務を依頼したい場合は、採用コンサルティング企業のような採用への深い知見を持つ企業の方が適しています。
ここからは、具体的にどんなことが依頼できるのかを紹介します。
採用戦略の設計
採用活動の一番の根幹となる、採用戦略の設計。
採用のみに焦点を当てるのではなく、事業計画や組織の中長期的なプランをもとに、人事担当者や時には経営層を交えながら綿密に設計していきます。
採用戦略の設計がうまくできていないと、採用施策やオペレーションの改善をしたとしてもせっかくの改善の効果が薄くなってしまいます。また、採用活動で行うすべての業務の基礎となるため、極めて重要度が高く、さらに設計には採用への知見が必要不可欠なものとなります。こうしたことを踏まえると、この業務を依頼する場合は、採用コンサルティング企業にBPOを依頼するのがおすすめです。
採用ブランディング戦略の設計
採用ブランディングとは、優秀な人物を採用するために行うブランディングのことです。まず自社の魅力や社風を表す採用コンセプトを策定します。そしてその採用コンセプトに応じて、外部への発信や採用施策の実行、選考フローやCX（候補者体験）の設計を行っていくこととなります。
採用ブランディング戦略の核となる採用コンセプトは、自社を表すものであると同時に、採用競合と差別化できるものである必要があります。
BPOで行う採用ブランディング戦略設計では、採用競合の設定や調査からはじまります。そしてその結果をもとに、自社だけの魅力とはなにかを考えながらコンセプトを設計し、発信の方向性などを決定していきます。
きちんと自社に合ったものを設計してもらうためにも、人事側でも自社を理解してもらうための努力や、コンセプト決めに積極的に参加するなどの行動が必要になります。
採用要件定義・ペルソナ設計
現在採用したい職種では、どんなことをまかせたいのか、どんなスキルや経験が求められるのか、どんな人物が適しているのかといった部分を要件として整理していきます。
採用ニーズが発生したばかりの段階では、「なんとなくこんな人がいい」くらいの粒度でターゲット像がぼやけている場合があるので、人事担当者への緻密なヒアリングなどを通してターゲット像の解像度を高めていきます。
ここで役に立つのが、ペルソナです。ペルソナとは、自社が採用したい人物像のことを指します。スキルや経験といった求人票に書くような項目や年齢や出身業界のような属性だけでなく、家族構成やライフスタイルも含めて具体的に設計していきます。
このフェーズでは、要件の言語化が欠かせません。BPOの担当者の助けを借りながら、自社がどんな人を求めているのか明確にしていきましょう。
採用施策設計
採用戦略・採用ブランディング戦略・採用要件やペルソナなどを踏まえて、実際に行う採用施策を設計します。
採用施策には、採用広報、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用、人材紹介、求人広告、SNS採用など、ここには書ききれないほどさまざまなものがあります。そのなかから、採用を成功させるためにはどの施策が効果的なのかを決めていきます。
採用難であることもあり、単一の施策だけで採用活動を行うことは少なく、複数の施策を組み合わせることが多いです。特に採用広報はどの採用施策と組み合わせても相乗効果を生みやすいため、多くの企業が取り組んでいます。
施策を決める際は、これまでの効果データなども大いに参考になります。そういったものを共有するなど、BPOの担当者と連携しながら、自社に合う手法を見つけていきましょう。
選考フローの設計
採用コンセプトや採用要件をもとに、選考フローを設計します。
自社の採用コンセプトに沿った選考フローとすることで、自社らしさをより色濃く伝えることができます。とはいっても、物珍しいフローを加えなければいけないわけではなく、面接の際に自社らしさが伝わるひと工夫をする程度でも効果は大きいです。
例えば、「働くって、青春だ」を採用コンセプトとするHeaRでは選考で来社した方には青春ドリンクとしてポカリスエットをお渡しするといった工夫を行っています。
さまざまな企業を見てきたBPOの担当者に入ってもらうことで、より候補者の心に響く選考フローを設計することに繋がります。
また、自社の選考フローで候補者が採用要件に適しているのかも多角的な視点から判断してもらえます。
お互いにアイデアを出し合ったりアドバイスをもらったりしつつ、自社もしっかりマッチした人を見極められて、候補者の人に「この会社を受けてよかった」と感じてもらえる選考フローを作っていきましょう。
エージェントコントロール
エージェントコントロールとは、エージェントとの取引を円滑にしたり自社への紹介を強化してもらったりするための取り組みです。
具体的には、新規求人内容の伝達や紹介してもらった候補者へのフィードバック、自社や募集ポジションの魅力を知ってもらうための説明会実施などが挙げられます。
数多くのエージェントに依頼している企業さまほど、エージェントコントロールがうまくいっていない場合があります。この部分を採用BPOに依頼することで、エージェントの案件理解向上による紹介数の増加など大きな効果をもたらすことが期待できます。
応募者対応
日程調整や選考結果の連絡などの応募者対応も採用BPOに任せることが可能です。
一人ひとりの応募者対応は、数分～10分程度で終わるかもしれませんが、その人数も増えてくると、意外と多くの時間を使っている人事担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。
人数が増えてきたり他の業務に追われていたりすると、一人ひとりに丁寧に対応するのが難しかったり対応が遅れてしまったりということもあるかもしれません。採用BPOを利用することで、こうしたことを防ぎ、応募者対応の質を一定に担保しやすくなります。
面接官の教育
エンジニアなどの専門性の高い職種を採用する場合は特に、現場の人が面接に出ることも多いかと思います。しかし、現場の人は採用への知見がない場合も珍しくなく、なかには面接官がはじめてという人もいるでしょう。また、人事にも経験のない新入社員が入ってくることもあるかと思います。
そうした場合の面接官の教育にも採用BPOは活用できます。面接官への研修や面接ロープレを行ってもらったり、場合によってはBPO担当者に面接してもらいその場に同席という形で面接を学んでもらうことも可能です。
このように、採用に関する教育を通じても業務改善に繋げていけるのです。
スカウト代行
ダイレクトリクルーティングで行うスカウトの代行も依頼可能です。
ターゲットの選定から送信、返信対応まで行ってもらうこともできますし、ターゲット選定だけお願いして送信は自社でするなど、さまざまな形で依頼することができます。
ここまで紹介してきた業務以外にも、幅広い業務を依頼することができます。採用BPOを導入する際は、依頼先の企業にどこまで対応してもらえるのか確認しながら進めましょう。
採用BPOのメリット
やるべきことに集中できる
BPOを利用することで、今やるべき業務のみに集中できることは、大きなメリットのひとつです。
採用業務が重要であることは間違いありませんが、人事担当者には、採用以外にも組織開発や制度設計などさまざまな仕事があります。そして、社内の状態によっては組織開発や制度設計のような業務を最優先で取り組まないといけない場合もあるでしょう。こうした場合に、採用業務をBPOに任せることで、工数や人事担当の負担を大幅に減らし、本来今行うべき業務に取り組むことができるようになります。
また、採用業務のなかでも、スカウト業務や候補者対応などの日々の業務に追われていると、採用フローの改善のようなじっくり取り組むべき業務に取り組むのがどうしても遅れてしまいます。
採用BPOを導入することで、重要な業務に取り組むリソースを確保し、採用活動をより成功に近付けることに繋がります。
採用活動を改善できる
採用BPOを行う事業者は、業務改善のプロです。
ただアウトソーシングして工数を削減するのではなく、業務のプロセスを改善したり採用戦略を立て直したりすることを通じて、より効率のよい採用活動を実施できるようになる可能性が高いです。
さらに、採用BPOの自供者は自社以外にも数々の企業から採用を委託されていることが多いです。そのため、これまでの採用BPOを経て得てきた、数多くのノウハウを自社で吸収することも可能です。
特に、採用コンサルティング企業の場合はより深く幅広いノウハウを持っていることがほとんどであるため、より質の高い知見を吸収できます。
採用業務の最適化と採用ノウハウの吸収を通じて、採用活動を改善していけるのは採用BPOの大きなメリットです。
CXの向上に繋がる
採用担当が日々の業務に圧迫されていると、応募のあった候補者全員に丁寧に対応することは難しいのが現実です。時には、選考結果や日程調整の連絡が遅くなってしまうこともあるでしょう。このようにCXが悪化していくことで、採用がうまくいかなくなってしまっていることがあります。
採用BPOを利用することで、こうした候補者への対応の不備が起きる可能性は低くなり、その結果CXを向上することができます。
また、採用BPO担当者の知見を借りてCX向上のための施策を新しく実行することもできるかもしれません。このように、さまざまな角度からCXを高めていけることも、採用BPOを導入するメリットです。
採用BPOのデメリット
認識のすり合わせに時間がかかる
採用だけに限りませんが、なにか業務をアウトソーシングする際は、最初はどうしても認識のすり合わせが必要になってきます。特に任せる業務量が多かったり、採用戦略のような複雑な業務を依頼する場合は、すり合わせも綿密に行う必要があります。
そのため、工数は最初のうちはかかることを覚悟しておいた方がよいでしょう。多少面倒に感じることもあるかもしれませんが、この段階ですり合わせを確実に行っているか行っていないかが、採用BPOの成功と失敗をわけることとなるので、丁寧にすり合わせが大切です。
すり合わせにおいて起こりがちな失敗が、思い込みによる失敗です。こうであろうという思い込みがもとで、例えば本当は合格のはずの候補者が不合格になっていたり、スカウト対象となる人材がターゲットから漏れていたりといった機会損失が起こってしまいます。
このような失敗を起こさないためにも、「理解されているかな」と少しでも不安に思ったことは都度確認しておくのがおすすめです。すり合わせは成功のために必要な工数と割り切って真剣に取り組むことが必要です。認識の齟齬を起こさないためには、「小さなことでも疑問に思ったことは必ず確認する」などのルールを決めておくのも一手です。
社内にノウハウが蓄積されない
社内のノウハウが乏しい状態で採用BPOに採用のすべてを任せてしまうと、ノウハウが蓄積されず、採用BPOがいないと自社ではなにもできないといった事態に陥ってしまうことがあります。
また、採用のトレンドや市況感は目まぐるしく変わっていきます。こうしたなかで、すべてを採用BPOにまかせていると最新の採用事情について人事が精通できていない状態となるかもしれません。
業務を依頼したあとも、定期的なBPOの担当者と打ち合わせを通じて採用のトレンドについて共有してもらったり、ノウハウが少ない企業であれば採用BPOにすべてを任せず、
自社のアドバイザー的な立ち位置で採用BPOに入ってもらったり、採用BPOの担当者に積極的に質問するなどの自社でもノウハウを蓄積できるための試みが必要になりそうです。
候補者との関係が希薄になるリスクがある
採用の多くの部分を採用BPOに依頼することで、候補者との接点は大幅に減少します。
そのため、候補者と人事との関係性がこれまでよりも希薄になってしまうことがあります。入社後の関係性や配置に影響してくる可能性もあるため、注意が必要です。
候補者との関係を保つために、人事との接点は一定程度確保しておいたり少ない接点の密度を高めたりといった取り組みを行って関係の希薄化を防いでいきましょう。
自社に合う企業の見つけるための準備
採用BPOの導入を成功させるためには、自社に合う採用BPO先を見つけることが欠かせません。ここからは、アウトソーシング先選定の方法について紹介します。
採用BPOに依頼する内容を洗い出す
まず最初にするべきなのが、採用BPOに依頼したい業務の洗い出しです。
アウトソーシングするのがノンコア業務のみであれば依頼できる企業の幅も広いです。しかし、コア業務もまかせたいのであれば、採用コンサルティング企業の方が適しています。このように、任せたい業務によって選ぶべき企業も決まってくるのです。
具体的には、下記3つの観点から業務を洗い出していくと、明確に依頼内容を整理できます。
- どの業務をどの程度アウトソーシングしたいのか（例：候補者対応すべて／スカウトのターゲット選定、送信は自社でやるなど）
- どのくらい工数が足りないのか（例：〇時間分／社員〇人分など）
- どの程度ノウハウや知見を求めるのか（例：自社の知見が浅いのでノウハウを吸収したい／知見はあるのでとりあえず手を動かしてくれる人がほしいなど）
企業選びで重視する項目を決める
続いては、自社がどんなことを重視して企業を選ぶのかを決めていきます。
上記で洗い出した業務のうち、どれにもっとも重点を置くのかといったことを中心に据え、さまざまな角度から会社を選ぶための軸を決めていきます。具体的には、コストや担当者との相性、実績などを判断軸とされる企業様も多いです。
例えばコスト面でいうと、とにかく最小のコストで依頼できる企業がいいのか、金額に関係なく質を追求していきたいのか、金額に対してどのくらいの業務をやってくれるかといった量、いわゆるコストパフォーマンスを重視して決めたいのかなどのパターンがあります。コスト以外にも相性や実績など一つひとつの面で、自社はどの方向性なのかを決めていきましょう。
このように企業を選ぶための観点ごとに、自社が求めることは何なのか、すべて洗い出した上で優先順位を決定しておくと、スムーズに会社選定を行うことができます。
採用BPO先に求めることを表にまとめておく
ここまで洗い出した内容をもとに、採用BPO先に求めることを言語化し、表にしておきます。ここでおすすめなのが、Best・Better・Nomalの表で整理することです。
下記のように基準を表にしておくことで、「A社は質がBestだけど金額はNomalで、B社はどっちもBetterだな。今回は質を重視したいからA社にしよう」などと企業ごとの比較と選定の意思決定がしやすくなります。
採用BPO会社を決める4つのポイント
自社が特に改善したい部分が強いかどうか確認しておく
採用BPOを行う企業のなかでも、日程調整などのノンコア業務のオペレーションを回したり改善するのが得意な企業や、採用戦略などの上流工程が得意な企業、採用広報や採用ブランディングに長けている企業など、企業によって強みは異なります。
準備段階で洗い出しておいた自社が重視している内容に対して、候補に挙がっている採用BPO事業者が強みを持っているかどうかは忘れずに確認しておきましょう。
ここで注意したいのが、必ず自社で確認しておくことです。
サイトなどに強みがあると書いている企業もありますし、口コミで強みがあると耳にすることもあるかもしれませんが、その情報だけで判断するのはあまりよくありません。
BPO導入を成功させることはもちろんですが、納得感のある決断をするためにもサイトや第三者の情報を鵜吞みにせず、自分自身で確認しておきましょう。
また、金額やコストパフォーマンスの部分もしっかり確認しておくこともトラブルの回避に繋がります。コスト面はトラブルにもっともなりやすい事柄なので、細心の注意を払っておいてちょうどよいくらいです。金額に対しての質および量を担保してくれるか、具体的に確認しておきましょう。
壁打ちや相談に対応してもらえるナレッジを持った担当者に入ってもらえるか
採用BPOを行う事業者のなかには、オペレーション改善を主としており、採用活動の相談や壁打ちには対応していない企業もあります。また、採用コンサルティングを行っていない事業者の場合、採用のナレッジがあまり蓄積されておらず、知見を共有してもらうことができないケースもあります。
もし、ノウハウの吸収や、採用活動に関する相談や壁打ちにも対応してもらいたいと考えている場合は、その点は必ず確認しておきましょう。また、持っているナレッジの深さやレベル感、量なども併せて聞いておくと失敗が少ないです。
壁打ちや相談に対応している企業であったとしても、採用BPOのプラン外となることもあるので、その点も注意しておきましょう、壁打ちや相談がプランに入っていない企業に依頼した場合、アドバイスを受けること自体は可能であっても、別途料金が発生することとなります。
こうした料金やプラン内容の認識の齟齬によりもしトラブルとなれば、採用BPO先との関係性にわだかまりができてしまう可能性があります。そうなってしまうと、連携や日々の連絡が心理的にしづらくなってしまい、採用活動にも支障がでてきてしまう可能性もあります。採用BPO先とうまく長く付き合っていき、採用活動を成功させるためにも、採用の相談ができるのかだけでなく、その場合は料金は発生するのか、その料金体系はどうなっているのかについても確認しておく必要がありそうです。
実行者とフロントに立つ人が同一か
実際に採用BPOした業務を行う人と、自社とやり取りをする人が同じであるかどうかは、必ず確認しておくべき項目です。
これまで、伝言ゲームで遊んだ経験はありますか？
伝言ゲームで遊んだとき、最後には最初の人が伝えたこととまったく違う答えになってしまったという経験のある方も多くいらっしゃるかと思います。テレビなどでそういった場面を見たことがあるという方もいるかもしれません。
かかわる人数は伝言ゲームに比べて少ないものの、実行者と日々やり取りをする人が別の人物の場合には、伝言ゲームのようになってしまい、本来伝えたかったこととは違った形で採用BPOの実行者に伝わってしまうことがあります。
伝えたかったことがうまく伝わらないと、自社が想定していた採用活動ができなくなってしまうことも。候補者が内定の意思決定をするフェーズや、細かい採用要件のすり合わせなど、採用活動では細かいニュアンスが重要になることも多く、意思疎通がうまくいかないと採用活動もうまくいかなくなってしまいます。
さらに、実行者との意思疎通だけでなく、候補者とのコミュニケーションにも支障が出てしまいます。多くの人を介することで、候補者の些細なインサイトが取りこぼされてしまいます。一つひとつは細かいことでも、積み重なれば大きな差となり、入社の意思決定の際に自社が選ばれなくなってしまうかもしれません。
また、コミュニケーションがうまくいかないこと以外にも起こり得る、実行者とフロントが同一ではないことによる問題点があります。PDCAが回しづらくなることです。
実際に業務を行う人物とコミュニケーションが取れないと、現状共有にもタイムラグが生まれ、現状共有が現状共有として成り立たなくなるかもしれません。そのため、リアルタイムでの施策を打つのが難しく、対応が後手後手に回ってしまう恐れもあります。
このように多くの側面から、採用BPOを実行する人とやり取りをする人物が同じである方が採用BPOは成功しやすいです。忘れずに確認しておくことをおすすめします。
支援実績
可能であれば、自社と同じ業界・業態や規模の企業での実績がある企業を選びましょう。
企業の規模や業界によって商習慣や候補者の特徴も異なるため、業界や規模によって取るべき施策や動き方も変わってきます。そのため、できるだけ自社に近い企業での実績を持つ企業に依頼した方が、より高い採用BPOの効果を得られるでしょう。
実績はサイト上で公開している企業が多いので気軽に確認ができますし、もし公開されていない企業であっても商談の場で尋ねれば教えてもらえることがほとんどです。
採用BPOを、すなわち採用を成功させるためにも必須の確認項目です。
採用BPOを任せるならHeaR
今回の記事では、採用BPOについて解説してきました。
採用BPOは、採用活動を改善したい場合や、採用活動の工数を減らして取り組むべき業務に取り組みたい場合には、とてもよい手法です。
採用BPOを成功させるには、まず自社がどんな業務を任せたいのか、なにを重視して企業を選ぶのか、どんな企業に依頼したいのかといった項目を整理しておく必要があります。
また、いざ依頼する前にも、確認しておくべき項目があります。強み、実績、壁打ち可能か、採用BPOの実行者とやり取りをする人は同じか、といった項目は極めて重要となるので、必ず確認してから依頼しましょう。
HeaRでは、ベンチャー・スタートアップ企業を中心にこれまでに100社以上の採用コンサルティングを行ってきた経験とノウハウを活かして採用BPOを行っています。
採用におけるオペレーションの改善や実行から、上流の採用戦略や採用ブランディング戦略の設計まで、幅広い範囲で採用業務をご依頼いただけます。もちろん、壁打ちや採用施策のご相談もいつでも可能となっています。
採用活動の抜本的な改善や、工数の削減等をお考えの人事担当者さまは、ぜひお気軽にHeaRにご相談ください。
