面接代行サービスの支援内容
採用要件の設計・すり合わせ
採用したい職種や任せたい業務を代行担当者に詳細に伝えて、どんなスキルや経験を持った人が必要なのか、どんなパーソナリティの人が適しているのかなどを加味した上で、採用要件の設計をしてもらいます。
すでに設定された採用要件がある場合は、お互いの要件の認識にずれがないかをすり合わせを通じて確認しておくことが必要です。ここの認識が合っていないと、せっかく利用する面接代行がうまくいかなくなってしまいます。必ず認識を一致させておきましょう。
質問内容と評価基準の設定
要件のすり合わせを終えた後は、面接での質問内容や評価基準の設定をしていきます。
採用要件で定めた項目を見極めるためには何を聞けばいいのかを考えて、まずは質問内容を設定します。
それができれば、その質問内容でどういった答えがあればどう評価するのかを決めていきます。できるだけ曖昧さを無くして具体的かつ詳細に決めておくと、面接者が異なっても評価がブレにくくなります。抽象的な評価基準にならないように気を付けながら基準を決めていきましょう。
面談・面接の実行
代行サービスで対応してもらえる面接や面談は、基本的には1対1で行われるものであることが多いです。しかし、企業によってはグループ面接も対応してもらえることがあるので、グループ面接のニーズがある場合は確認しておきましょう。
面接のフェーズでは、たとえ代行であっても候補者に自社らしさを感じてもらえるのがベストです。してほしい対応や作り出してほしい面接の雰囲気などをプロデュースするつもりで、人事担当側から詳細に伝えておくとよいでしょう。
申し送り
二次面接や最終面接で、適切に候補者の見極めを行いつつアトラクトしていくためには、一次面接の内容の申し送りが極めて重要です。
候補者の抱えるインサイトや転職軸などの認識を見誤ることがないよう、疑問があれば小さなことでも代行担当者に聞いておきましょう。申し送り用のシートを作るなどの工夫をするのもよいかもしれません。
採用代行も行う企業であれば下記業務の依頼も可能
ここからは、面接代行に＋αで依頼できる採用代行業務を紹介します。ここから紹介する事柄も依頼したいのであれば、採用代行企業を選ぶ必要があります。
応募者の管理と対応
応募者の選考の進捗管理や質問への回答、日程調整などを依頼することができます。
この業務は一つひとつの工数は多くないものの、実は意外と大きな工数となっていることが多いです。
応募者対応を代行に依頼することで、効果的に工数を削減し、採用担当者のリソースを今やるべきことに集中させることができます。
求人票の作成・求人媒体の運用
求人票の作成や、求人媒体の運用も依頼することが可能です。例えば、候補者により魅力的に思ってもらえるように求人内容を更新したり、求人を新着とするために新しく求人を掲載したりといったことです。
求人件数が多い企業では特に、この部分を代行に依頼することで大きく負担を減らすことができるようになります。
スカウト業務
ダイレクトリクルーティングを使うのが当たり前となってきましたが、スカウト業務には、スカウト文面の作成から候補者の選定・送信まで大きな工数がかかります。
そのため、この一部分やすべてを代行に依頼する企業も増えてきています。
ただ、スカウト業務を行ってもらうためには、依頼先が有料職業紹介事業許可を持っている必要がありますので、依頼する際には注意しておきましょう。
エージェントコントロール
エージェントコントロールとは、エージェントとの日々のやり取りやポジションに対する説明会など、エージェントとの取引を円滑にするためのすべての工程を意味します。
エージェントへの情報共有がうまくいっていないと、せっかく候補者を紹介してもらっても、マッチ度が低くなってしまいがちです。代行に依頼することで、より緻密なコミュニケーションが実現し、自社にマッチした候補者を紹介してもらいやすくなります。
採用戦略の設計
採用コンサルティング企業のようなノウハウが豊富な企業に代行を依頼する場合は、実際の手を動かす部分だけではなく、採用戦略の設計から入ってもらうことも可能です。
よい採用戦略が構築できていれば、採用活動も自然と上手くいくことが多いです。面接だけに限らず、採用活動の方向性にも課題を感じているのであれば、採用戦略から依頼するのもおすすめです。
面接代行サービスのメリット
採用確度の高い人材にのみリソースを割ける
応募者が多い企業の場合、社内のみで面接をしているとリソースが圧迫されてしまうことがあります。特に、現場の人が面接を行っている企業では、あまりに面接人数が多すぎると本来の業務との両立が難しくなってしまう可能性もあります。
また、採用担当者は採用手法の多様化に伴い、面接以外にもスカウトや採用広報など日々さまざまな施策を行わなくてはなりません。そのため、人事側が中心となって面接を行っている場合でも、採用担当者が業務の多さに疲弊してしまう危険性があるのです。
どちらのケースでも面接代行を利用することで、代行担当者にスクリーニングを行ってもらうことができ、自社によりマッチした採用可能性の高い人とだけ、社内の人物が面接することができるようになり、リソース圧迫の解消が実現します。
社内にノウハウがない職種でも見極めがしやすい
面接でどのようなことを見極めるべきかは、職種によって異なってきます。
例えば、営業であれば顧客の課題を聞き出すための傾聴力とよりよい提案をするためのプレゼン力が求められたり、エンジニアであれば技術に対する知見や、どうやって求められるアウトプットを実現するかを考える思考力が求められたりといった具合です。
これまでに採用したことのない職種を採用する場合、どんな部分を見極めるべきかがわからないことがあります。しかし、経験豊富な面接代行を利用することで、ノウハウがない状態でも適切に候補者を見極めることが可能になるのです。
面接に関する知見を高められる
代行担当者の面接に同席することで、スキルや適性を見極めるためにどんな質問をしているのか、そしてどんな風に深堀をしているのかといった面接におけるノウハウを学ぶことができます。
また、代行の一環として面接ロープレなどを依頼できる企業もあります。このように代行の利用を通じて、面接への知見を高められることもメリットのひとつです。
選考スピードを速められる
面接数が多くリソースが圧迫されている場合、面接の日程が後ろ倒しとなり選考が進むのが遅くなってしまいます。
そうなると、候補者が選考スピードの速い採用競合に入社を決めてしまったり、CXが悪くなり辞退が発生してしまったりと、さまざまなかたちで機会損失が発生する恐れがあります。
そんな場合にも外部に面接を依頼することで、これまでより速く面接日程を組むことができ、結果的に選考スピードの改善やそれに伴う内定率の上昇に繋げられます。
面接代行サービスのデメリット
候補者との関係性を構築しにくい
面接は、候補者の人となりや価値観などを知れる機会です。また、候補者側からしても、入社するかもしれない企業でどんな人が働いているのかを知る場となっています。
面接代行を利用することでこうした場が減ってしまい、代行導入以前より候補者との関係性が希薄となってしまう可能性があります。
内定後にランチ会をしたり、選考フローの後半に社員と関わるステップを追加するなど、候補者との関係性を導入前と同程度に保つための何かしらの工夫が必要になるかもしれません。
ミスマッチが起きやすくなる危険性
自社と面接代行先との間で、認識にずれがある場合はミスマッチが起きてしまう可能性があります。
選考の前段階のみで代行を使う場合は、後半のフローでの見極めで防げる可能性が高いですが、選考フローの後半で面接代行を使う場合には特に注意が必要です。また、選考フローの前半だからといっても、自社の目での見極めの機会が一回減ることとなってしまうので、油断は禁物です。
どのフェーズで代行を依頼するとしても、念入りにすり合わせを行い双方の認識を確実に一致させておきましょう。
自社に合う企業の見つけ方4選
自社の重視している部分に対して強みがあるかどうかヒアリングする
面接代行を行っている事業者のなかでも、ナレッジの豊富さが強みであったり、選考の早さが強みであったり、はたまたコストの安さが強みであったりとさまざまです。
そのため、事前に自社がどんな点を重視するのかを明確にしておくのがベストです。そしてその上で、検討している面接代行先が自社が重視する部分に強みを持っているかどうかを、ヒアリングしましょう。
サイトや口コミで強みの情報を得ることもできますが、それだけを信頼せず、ヒアリングでも確認しておくのが面接代行導入を成功させる秘訣です。
またコスト面では、金額に対して面接数を確実に担保してくれるか、金額に見合った質で業務を行ってくれるのかといった質×量のふたつの観点でも、確認をしておくとよいでしょう。
採用したい職種に対しての標準化されたナレッジ保有者(採用担当者)がいて壁打ちできるかを確認する
ノウハウの吸収や採用に伴走してくれるパートナーのような要素を面接代行に求めている方に、特に確認していただきたいのが、壁打ちや相談が可能かどうかです。
面接代行事業者であればどこでも壁打ちに対応してもらえるわけではありません。なかには、代行のみを行っていて、採用に関する相談や壁打ちには対応していないところもあります。また、相談や壁打ちをすることはできても、面接代行のプランのなかには入っておらず、別料金がかかってしまう場合も。
あとから思っていたのと違ったとならないよう、きちんと確認しておくのがおすすめです。
実行者とフロントに立つ人が同一か確かめる
面接を実際に行う代行担当の人と、自社とコミュニケーションを取る人が違う場合、意図や依頼が正しく伝わらないことがよくあります。
また、候補者側の細かい言葉のニュアンスやそこからわかるインサイトを把握しにくくなったり、やり取りに工数がかかるため素早くPDCAを回すことができず、実行者とフロントが同じ人物の場合と比較して採用を成功させるのが難しくなってしまいます。
採用活動の成功のためにも、フロントと実行者は同じであるかは確認しておきましょう。
支援実績を確認する
実績がある企業に依頼した方が、面接代行がうまくいきやすいのは明白です。
特に、自社と同じ業界や規模の企業での実績が豊富な事業者の場合は、成功可能性は格段に高くなるでしょう。
限りあるコストを無駄にしないためにも、支援実績の確認は忘れないようにしましょう。
面接代行ならHeaR
今回の記事では、面接代行について紹介してきました。
応募者が多かったり人事側のリソースが不足していたりといった事情で、面接実施までに時間がかかっている場合は、面接代行の利用がおすすめです。例えば、一次面接を面接代行に任せれば、工数が削減できるほか、自社とのマッチ度が高い候補者とだけ自社で面接することができ、採用活動をより円滑に進めることに繋がります。
また、面接に関するノウハウが乏しい場合にも、代行の利用はおすすめです。代行担当者の面接への同席を通して、面接での質問の仕方や見極め方を学び、社内にノウハウを蓄積することができます。
一方で、候補者との関係性が希薄になりやすいといったデメリットもあるので、少ない接点で濃い関係性を構築できるようなアプローチが必要となります。
HeaRでは、独自のメソッドを利用した採用コンサルティングを100社以上の企業さまに行ってきました。そのノウハウを活かして、面接代行も承っています。
採用活動全般に関するご相談もプラン内で対応可能ですので、貴社の採用活動を丸ごとお任せいただけます。
面接や採用活動に課題を抱えていらっしゃる採用担当者さまは、ぜひ一度HeaRにご相談ください。
