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【フリーランスVS法人】両者の採用代行(RPO)のメリットと比較を公開!

リード文が入ります
・CMSのスタイリングが可能なリッチテキストでは、リッチテキスト内で設定を分けることができません。そのため、タイトル直下のテキスト文と、小見出し直下のテキスト文のフォント設定が異なる場合には、テキストとリード文とに分けることで表示分けが可能となります。
タイトルと小見出しの間にあるテキスト文をリード文としてCMS上で登録してください。
・フォント設定が同一で良い場合には、すでにあるCMS上のリッチテキスト文はそのまま表示できますので、各記事の編集は不要です。

【フリーランスVS法人】両者の採用代行(RPO)のメリットと比較を公開!

採用代行(RPO)とは

採用代行(RPO)とは、読んで字の如く自社の採用活動を別の企業やフリーランスなど外部に委託し代行してもらうことです。

英語では”Recruitment Process Outsourcing”と呼ばれ、日本でもその頭文字を取りRPOと呼ばれます。

昨今の採用競争の激化により、採用業務は増える一方です。しかし、人事担当は採用以外に労務や組織開発などの仕事も担当していることもしばしば。採用代行を利用せず自社だけで採用活動を行っている場合、採用業務が膨大で人事担当が疲弊してしまったり、適切に候補者への対応ができず採用活動に支障をきたしてしまったりといった望ましくない事態が起きることがあります。

そんな場合に検討するべきなのが、採用代行(RPO)。

従来は採用代行(RPO)といえば企業に依頼するものでしたが、最近は働き方の自由化が進んだ影響もあってか、フリーランスの人事として採用代行(RPO)を行う人も増えてきています。それに伴ってフリーランスに頼む会社も増加しつつあります。

そこで今回は、法人とフリーランスのどちらが自社にピッタリな採用代行(PRO)なのか判断できるよう、それぞれを徹底比較。採用代行(PRO)のサービスについても解説しておりますので、ぜひ採用代行(RPO)を検討する上での参考にしてください。

採用代行の具体的なサービス内容

採用代行に依頼する採用業務は大きく分けると、ノンコア業務とコア業務の二つに分かれます。

ノンコア業務とは、その会社のことを把握していない場合でも問題なくできるものです。事前の情報共有はあまり必要でなく、気軽に採用代行(RPO)に依頼できるのが特徴です。

具体的には、求人媒体の選定や運用・候補者との連絡や日程調整・説明会の準備・問い合わせへの対応などがあります。

もう一方のコア業務とは、その会社の人であったりその会社をよく知る人でないと難しいもの。ノンコア業務とは反対に、採用代行(RPO)に依頼するには多くのすり合わせが必要になります。業務例としては、採用計画の立案・採用サイトの企画・内定者フォロー・選考基準の策定などが挙げられます。

一般的に採用代行(RPO)に依頼されることが多いのはノンコア業務。

コア業務を採用代行(RPO)として依頼する場合は、ただ工数を減らしたいというよりもノウハウや新しい知見を得たいというニーズから依頼となるケースが多いです。採用代行(RPO)というより採用コンサルティングの文脈と言えます。そのため、こうした業務はRPO専門の業者よりも、採用コンサルティングを行う法人やフリーランスに採用代行を依頼することが一般的です。

採用コンサルティング会社が採用代行(RPO)を行う場合、以下のような業務を依頼することが可能です。

エージェントコントロール

エージェントコントロールとは、エージェントとの取引を円滑にするために行うさまざまな行為全般を指します。多くのエージェントに依頼している企業の場合、こうしたことを採用代行(RPO)に任せることでエージェントとのやり取りの工数を大幅に削減することができます。

オファー面談の改善

内定受諾率に課題がある場合、オファー面談の流れや条件の伝え方に問題があるのかもしれません。採用代行(RPO)から外部のノウハウや意見を取り入れることで、改善に近付けることができます。

カジュアル面談代行

カジュアル面談がさかんに行われるようになり、面談の工数が思いのほか負担になっていたり、経営層や現場から協力を得にくい、ということもあるかもしれません。そんな時はカジュアル面談を採用代行(RPO)の一環として依頼してみるのも手です。また、新人研修の一環として採用代行(RPO)の方が行うカジュアル面談に同席して、採用代行(RPO)のノウハウを吸収するという活用の仕方もあります。

面接官の教育

採用業務に携わった経験があまりない現場の人や新米人事がいる場合に効果的なのが、採用代行(RPO)の一環として面接官の教育を行ってもらうことです。面接の心得や注意点を研修してもらったり、面接ロープレを実施したりします。もう少し実践に即した教育を行ってもらいたい場合は、面接に同席してもらい、採用代行(PRO)の担当者からフィードバックをもらうのもよいでしょう。

応募者の管理

意外に時間を取られているのが応募者の管理です。特に応募者が多い企業や募集ポジションが多岐にわたる企業の場合、管理に要する工数がかさんでいるケースがよくあります。こうした業務を採用代行(RPO)に代行してもらい、社内の人事が行うのが望ましい業務に取り組む時間を確保することができます。

選考フローの設計

自社の選考フローが適切なのかは、自社内のみで考えると視野が狭くなってしまうことがあります。そんな時、数多くの企業の採用活動に携わる採用代行(RPO)の知見が助けになることがあります。

自社の採用課題のレベルによって、採用代行の担当者にアドバイスだけを求めるのか、設計のためのプロジェクトに深く関わってもらうのか、関わってもらう形を決めていきましょう。

選考基準の設計

選考基準を設定するには、自社にどんなスキルが必要なのか、どんなパーソナリティの人を求めているのかなどを言語化していく必要があります。

言語化は内容を引き出してくれる他者がいる方がスムーズに進みやすいため、こうした場合に採用代行(RPO)の力を借りるのもよいでしょう。また、採用に深い知見を持った採用代行担当者の場合、設計した基準の適切性を、客観的な目線でチェックしてもらうことも可能です。

評価シートの作成

面接官が使用しやすく、かつ評価項目を見極めるために最適化された評価シートは、適切な評価のために欠かせません。

ちなみに最近では、面接官ごとの判断のばらつきを防ぐために、候補者への質問や回答の評価基準を規定し標準化する構造化面接を実施する企業も増えてきています。

参考:構造化面接とは?メリットから進め方まで解説【質問例あり】

採用コンサルティング会社に採用代行(RPO)を依頼することで、必要に応じてこうしたトレンドも織り交ぜた自社ならではの評価シートが作りやすくなります。

採用代行(RPO)のメリット

工数削減し、自社でやるべき業務に集中できる

採用代行(RPO)のメリットと聞いて、もっとも思い浮かびやすいのはこちらではないでしょうか。

日程調整や求人媒体の運用・候補者へのリマインド連絡といった事務的な業務を採用代行(RPO)に依頼すれば、採用活動にかかっていた時間を圧縮し、自社でしかできない業務に時間を割けるようになります。

特に、日々の業務に追われていると緊急性は低いものの重要度が高い業務に取り組むことが難しくなってしまいます。

採用代行(RPO)を利用することで、こうした業務に取り組み採用活動をより良いものにしていくことが可能になります。

自社にないノウハウを得られる可能性

採用代行(RPO)の担当者は、採用代行を行う中でさまざまな企業を見ているため他社の事例や取り組みなどの知見も豊富です。特に、採用コンサルティング企業に採用代行(RPO)を依頼する場合はより質の高いノウハウを得られることが多いです。また、フリーランスの場合は法人の担当者に比べて多くの会社に携わっていることも多く、こうした広い知見からのアドバイスを得られるでしょう。

採用代行(RPO)を取り入れることでこのように幅広い知見を得ることができ、自社の採用活動のレベルアップや人事担当自身の知見を向上させることに繋がる可能性があります。

自社の採用活動の質が向上すれば採用競争力の強化にも直結し、これまで以上に優秀な人材を採用できるチャンスが広がるでしょう。

採用CXの改善に繋げられる

人事担当者が多忙を極めている場合、他の業務に追われ候補者への連絡が後回しになってしまったり最悪の場合は連絡が漏れてしまうといった事態が起こり得ます。

こうした状況では、候補者のCX(Candidate Experience/候補者体験)が悪化し、優秀な人材の採用は難しくなってしまいます。そのためさらに採用に関わる業務が増え、悪循環に陥ってしまうケースも。

このような状態を打破するためにも有用なのが採用代行(RPO)の活用です。

採用代行(RPO)を活用することでこれまで遅れがちだった候補者への連絡を素早く行うことができ、CXの向上へ繋げられます。

また、連絡等の工数が減った分、CX向上のための施策を検討したり、よりきめ細かい選考中のフォローをしたりする時間を捻出でき、さらなるCXの向上が期待できます。採用代行(RPO)の担当者にCXに対する知見がある場合は、CXの向上についてアドバイスをもらうのもいいでしょう。

採用代行(RPO)のデメリット

認識のすり合わせに工数がかかる

採用代行(RPO)を行うプロといっても、自社の人間ではないため最初からすべてがわかることはありません。細かい認識のすり合わせがない場合、最適な採用代行(RPO)のサービスを受けることはできないでしょう。特にサービスを依頼してまもない頃は自社への理解も浅く、採用代行(RPO)側とのきめ細かい認識のすり合わせが必要になり、そのために時間を取られることもあります。

特に、面接代行のような合否にも関わる部分を依頼したい場合は、要件や評価基準のすり合わせが綿密に行われていないと本来合格となる人が不合格となるケースも。

こうした認識の齟齬による機会損失を防ぐためにも、採用代行(RPO)を依頼するからといってすぐに業務を任せて時間を捻出できると考えるのではなく、最初は丁寧にすり合わせをして、徐々に業務を任せて自分は他業務に専念する、といった流れで採用代行(RPO)を導入するのがおすすめです。

候補者との関係性を築きづらくなる

採用代行(RPO)にどの程度まで任せるかにもよりますが、候補者との連絡や内定者フォロー等を任せる場合、すべてを人事担当が行う際に比べると、候補者との関係性が希薄になってしまうリスクがあります。

また、レジュメではわからないコミュニケーションの癖や人柄といった候補者とやりとりをする上でなんとなくわかっていたことを採用代行(RPO)を入れたことで掴みづらくなり、入社後の関係構築に影響することも。

採用代行(RPO)を利用する場合も、採用代行(RPO)の担当者と連携を強化したり候補者とのやり取りがメールの場合はCCに自分を入れてもらうなど、候補者との関係性に影響が出ない形で採用代行(RPO)を利用する必要があります。

採用担当者の経験値が上がらない可能性

採用代行(RPO)の利用が増えると、当たり前ですが採用業務が減るため採用担当としての経験値を磨くスピードが遅くなってしまうことがあります。

特に新卒社員や未経験者がチームに加わったタイミングでは注意が必要です。業務に慣れて経験値を積むまでは採用代行(RPO)に業務をまかせるのを一旦停止する、任せる分量を少なくするなどの工夫をして、自社社員の成長と工数の削減を両立していきましょう。

フリーランスの採用代行のメリット

経歴や人となりを知った上で依頼できる

採用代行(RPO)を法人に依頼する場合は担当者のプロフィールを見て選ぶことは一般的ではありませんが、フリーランスに採用代行(RPO)を依頼する場合、経歴がプロフィールに記載されていることがほとんどです。そのため、自社が依頼したい仕事への深い知見や経験を持つフリーランスに依頼することが可能です。

また、最近はSNSを利用している人も一定数おり、経歴だけでなく人となりも知った上で、自社や人事チームのカラーに合いそうなフリーランスに採用代行(RPO)企業を依頼することができます。

採用代行(RPO)の担当者とは頻繁に連絡を取ることとなるため、性格面の相性も重要です。性格や経歴を事前にある程度分かった上でマッチした人にピンポイントで依頼できるのは、フリーランスに採用代行(RPO)を依頼する上での大きなメリットと言えます。

自社の希望に柔軟に対応してもらいやすい

法人の場合はその会社ごとに採用代行(RPO)に関する規定があり、自社の希望を叶えるのが難しい場合もありますが、フリーランスはその点柔軟に対応してもらえる傾向にあります。

日程調整などのノンコア業務だけを依頼するのもよし、自社のメンバーの一人のような形でしっかりと深く入り込んでもらうもよし。依頼するフリーランス自身のRPO案件の抱え具合にもよりますが、比較的自社にあった形で採用代行(RPO)を依頼することができます。

また、もし社風に合うフリーランスで本人の意向があれば、最初は採用代行の依頼から始めてゆくゆくはフリーランスとしてではなく社員として雇用することも可能かもしれません。

フリーランスの採用代行のデメリット

トラブルが起きた場合のリスクが大きい

法人に採用代行(RPO)を依頼する場合は、万が一担当者との間にトラブルが起きた場合も担当を変更してもらえたり、依頼先企業の別の人物が間に入ってくれたりとフリーランスと比べてトラブルの際のフォロー体制がしっかりしています。

しかし、フリーランスの場合は担当が変わることは基本的にはなく、トラブルを解決する際の交渉の相手もトラブルの当事者となるため、交渉が難航しがち。トラブルの解決が法人に採用代行(RPO)を依頼する場合よりも難しくなってしまうリスクがあります。

有料職業紹介事業許可を持っていない人が多く、任せられる業務が限定的

スカウトの送信のような”労働者の募集”に関わる業務を企業から委託された人が行う場合、有料職業紹介事業許可のような厚生労働大臣の許可が必要である、と職業安定法により定められています。

採用代行(RPO)を専門で行う法人の場合は有料職業紹介事業許可を取得していることが多いですが、フリーランスの場合はこの許可を持っている人は少ないのが現状です。

このため、フリーランスはスカウトを送れないケースが多く、任せられる業務が限定的になってしまいます。

これはフリーランスだけに限らず、法人に採用代行(RPO)を依頼した場合でも許可を得ていない状態でスカウトを送信した場合は違法となります。採用代行(RPO)を利用する際に特に気をつけるべき点と言えるでしょう。

採用代行導入に向いている企業

人的リソースが不足している企業

採用活動に使える人的リソースが不足している場合は、採用代行(RPO)の早急な導入がおすすめです。

不足している状態が今後も続くことが分かっているのであれば、採用代行(RPO)を利用するのではなく新しい人材を募集するのも一つの方法ですが、採用するのにも入社までに短くても3ヶ月ほどはかかってしまいます。その上、採用活動にあたれる人手が不足している状況では採用自体もうまくいかないことが予想されます。

まずは、採用代行(RPO)を導入することで人的リソースの不足を解消してから、社員の採用を考えましょう。

業務量を多く占めているものから優先的に採用代行(RPO)に依頼していきましょう。業務によって、スカウト送信であれば有料職業紹介事業許可を持つ法人、候補者対応であればフリーランス、採用活動の改善を目指す場合は採用コンサルティング企業など、合った採用代行先を選びましょう。

一時的に採用を強化したい企業

人事の繁忙期である年度の変わり目や12月は採用まで手が回らない、一時的に採用ニーズが急激に高まっている、こういった恒常的ではない人手不足となる場合も採用代行(RPO)がおすすめです。

採用代行(RPO)を依頼したい時期がわかっている前者の場合は事前にじっくり代行先を選ぶことができますが、後者のような突発的かつ緊急性が高いケースでは、採用代行(RPO)を行う法人から依頼から実稼働までの日数が短い企業を選ぶか、柔軟に対応してくれるフリーランスを選ぶのがよいでしょう。

また、繁忙期に依頼するなど定期的にスポットで依頼する場合は、採用代行(RPO)を依頼するたび依頼先が変わってしまうと、その度に大きなコミュニケーションコストがかかってしまいます。そのためフリーランス・法人問わず、最初に依頼する際に慎重に採用代行(RPO)の依頼先を検討し決定するのが望ましいです。

社内ノウハウが乏しい企業

スタートアップで人事部を立ち上げたばかり、新卒採用に初めて挑戦する、など社内に採用ノウハウが乏しい場合は、採用コンサルティング企業に採用代行(RPO)を依頼するのがおすすめです。

もし会社を立ち上げたばかりなどの事情でコストが気になる場合は、探す工数が大きくなる可能性もありますが、コストを抑えられることの多いフリーランスの中から、経験値の高い人を探してみるのも一手です。

ただ採用代行(RPO)をしてもらうだけではノウハウが蓄積されにくいため、面接の同席や自社の採用計画立案に入ってもらう、面接官の教育をしてもらう、CX改善に向けたノウハウを提供してもらうなど、さまざまな形で協力を仰ぎましょう。

新しい採用手法に取り組みたい企業

新卒採用を行っている、情報感度の高い人材を採用したいなどのニーズからトレンドに合わせた採用活動を行いたい企業には、採用コンサルティング企業に採用代行(RPO)を依頼するのが最もおすすめです。

なかでも設立から年数が経っている企業よりも比較的若いベンチャー系の採用コンサルティング企業に依頼するのがよいでしょう。新鋭の企業はトレンドを捉え、既存の手法に加え新しい採用手法のノウハウも構築している傾向があるためです。

依頼している採用代行(RPO)企業以外の意見も取り入れたい場合は、多くの企業の採用代行(RPO)を請け負っているフリーランスがいれば他社の状況を聞いてみるのもよいかもしれません。

トレンドを知る企業やフリーランスに依頼しさまざまな情報を集めつつ、自社にあった手法を取り入れていきましょう。

まとめ

今回の記事では、採用代行(RPO)を任せるなら法人とフリーランスどちらが適しているのか、ということを主軸に採用代行(RPO)に任せられる業務やメリット・デメリットなど幅広く紹介しました。

採用代行(RPO)は雑務にかかる工数を削減し本来取り組むべき業務に専念できたり、社外のノウハウを手に入れることができたりと採用力強化には大きな手助けとなるサービスです。

そして、法人とフリーランスどちらも採用代行の依頼先として長所と短所があり、それぞれ適している企業とそうでない企業があります。

今回の記事が、この記事を読んでくださった方が自社にあった採用代行の形を見つけるための助けとなれば幸いです。

また、弊社HeaRは採用コンサルティングも行っているため、採用代行としてお受けできる業務が他企業よりも幅広いです。採用代行(RPO)を企業に依頼することを考えていて、採用戦略設計や選考基準の策定・見直しも考えておられる企業様には特にピッタリな採用代行サービスです。

幅広い採用代行(RPO)をご希望の採用担当者様はぜひお気軽にお問合せください。